Sim. Os dados tem que ser obrigatoriamente compatíveis com a data da lavratura dos termos. Se estas informações estiverem divergentes, as exigências serão levantadas. Por isso, é importante estar sempre atento às alterações arquivadas na Junta Comercial. Dados e data de lavratura sempre atuais.
Os livros em papel, quando escriturados apenas no anverso, numeram-se por folhas; e quando escrituradas no anverso e verso numeram-se por páginas.
O livro conterá, no máximo, quinhentas (500) folhas, incluídas as em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento. Quando escriturados no anverso e no verso, conterão, no máximo, mil (1000) páginas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento.
Neste caso, deve-se proceder conforme determinam os artigos 16 e 17 da IN DREI nº 11/2013.
Não. Os termos devem ser assinados por pessoa física, ou seja, apenas dados do contabilista responsável conforme estabelece a Instrução Normativa. Em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário individual e EIRELI, sociedade empresária, cooperativa, consórcio ou grupo de sociedade, conforme LECD, com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais, sendo dispensada a apresentação de procuração arquivada na Junta Comercial (§ 5° Instrução Normativa DREI nº 69, de 18.11.2019).
Sim. Os instrumentos de escrituração, exceto os livros digitais apresentados na forma
da Instrução Normativa, não retirados no prazo de trinta (30) dias, contados da autenticação, exigência, ou indeferimento, poderão ser eliminados, após publicação de Edital no Diário Oficial do Estado, que conterá nome empresarial, a finalidade a que se destinou o livro, o número de ordem e o período a que se refere a escrituração, com menção à situação em que se encontra (Redação dada pela Instrução Normativa DREI nº 69, de 18.11.2019):
i. autenticado;
ii. em exigência; e
iii. autenticação indeferida.
Sim. As exigências formuladas pela Junta Comercial deverão ser cumpridas em até trinta (30) dias, contados do dia subsequente à data da ciência pelo interessado, ou seja, da retirada do livro pendente. Após o prazo previsto, será considerado novo pedido, sujeito ao pagamento de nova taxa (Art.13, parágrafos 1º e 3º IN DREI nº11/2013).
No caso de numeração por páginas, quando escrituradas no anverso e verso, todas elas incluindo os Termos deverão estar numeradas e escrituradas sem exceção, porque não pode haver espaços em branco (sem escrituração) no livro.
Toda vez que se detectar erro ou omissão de dados obrigatórios no Termo de Abertura e Encerramento, no livro impresso, poderão ser feitas ressalvas na mesma folha ou páginas e assinadas pelos mesmos signatários dos Termos.
Segundo o Artigo 10 da IN DREI nº 11/2013, os Termos de Abertura e de Encerramento serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções (Art. 7º do Decreto nº 64.567, de 1969), consoante o parágrafo primeiro deste artigo.
1º As funções a que se refere o caput do presente artigo, são as constantes da Tabela de Qualificação de Assinantes abaixo:
Código Descrição da função
203 Diretor
204 Conselheiro de Administração
205 Administrador
206 Administrador de Grupo
207 Administrador de Sociedade Filiada
220 Administrador Judicial – Pessoa Física
222 Administrador Judicial – Pessoa Jurídica – Profissional Responsável
223 Administrador Judicial/Gestor
226 Gestor Judicial
309 Procurador
312 Inventariante
313 Liquidante
315 Interventor
801 Empresário
401 Titular Pessoa Física – EIRELI
900 Contador
999 Outros
2º Não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede do empresário ou da sociedade empresária ou a filial, os Termos de Abertura e de Encerramento serão assinados, apenas, pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador (Art. 1.182 do Código Civil de 2002 c/c parágrafo único do art. 7º do Decreto nº 64.567, de 1969).
3º Para efeito do parágrafo anterior, caberá aos Conselhos Regionais de Contabilidade informar às Juntas Comerciais as localidades onde não haja profissional habilitado (§ 2º do Art. 3º do Decreto nº 64.567, de 1969).
4º No caso de assinatura por procurador, a procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada na Junta Comercial e anotada nos registros de autenticação de livros, conforme disposto no inciso VII do art. 28 desta Instrução Normativa.
5º Em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário individual, EIRELI, sociedade empresária, cooperativa, consórcio ou grupo de sociedade, conforme LECD, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais, sendo dispensada a apresentação de procuração arquivada na Junta Comercial.
6º Em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário individual, EIRELI, sociedade empresária, cooperativa, consórcio ou grupo de sociedade, conforme LECD, com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais, sendo dispensada a apresentação de procuração arquivada na Junta Comercial (Redação dada pela Instrução Normativa DREI nº 69, de 18.11.2019).
Os livros diários com escrituração resumida deverão conter no Termo de Encerramento relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um. Da mesma forma, cada livro auxiliar, no respectivo Termo de Encerramento, deverá indicar os números dos livros Diário com escrituração resumida a que estejam vinculados (Art. 9º, § 1º e 2º). Os livros digitais obedecerão às mesmas regras.
Não. O livro diário conterá, no máximo, um exercício social, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e numeração sequenciais, constantes dos respectivos Termos de Encerramento, de acordo com a necessidade (IN DREI Nº 11/2013- Art. 4º, inciso II, Parágrafo 2º).
Exemplo: Uma empresa irá escriturar o ano de 2013 e precisa dividir a escrituração em 4 livros assim elencados:
Livro diário n. 01 – período 01/01/2013 a 31/03/2013
Livro diário n. 02 – período 01/04/2013 a 31/06/2013
Livro diário n. 03 – período 01/07/2013 a 30/09/2013
Livro diário n. 04 – período 01/10/2013 a 31/12/2013
O encerramento do exercício social será 31/12/2013 para todos os livros.
Vale lembrar que a data do encerramento do exercício social que deve constar no Termo de Abertura é a mesma informada no Ato Constitutivo da empresa.
Sim. O período de escrituração deverá ser efetivamente o do primeiro e do último dia de lançamento do livro.
Sim. O período de escrituração deverá compreender o período entre o primeiro dia e último dos lançamentos. É admissível lançamentos anteriores à data de arquivamento do ato constitutivo da empresa desde que esta data seja o início da atividade da mesma e que conste nos Atos da empresa.
É de responsabilidade total da empresa manter em ordem a escrituração contábil. Livros autenticados não podem ser cancelados, assim, não se autentica livros anteriores a períodos já registrados.
No caso de cisão, fusão, incorporação, transformação, conversão e transferência da sede
da entidade para outra unidade da Federação, deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial de origem. Vide Artigo 41 IN DREI nº 11/2013.
A procuração deverá ser arquivada na Junta Comercial anteriormente ao requerimento de autenticação do livro, bem como deverá conter poderes específicos para registro/autenticação de livros mercantis.
A empresa deve fazer exatamente o que determina este Artigo: “A firma individual ou a sociedade que não proceder a qualquer arquivamento no período de dez anos consecutivos deverá comunicar à junta comercial que deseja manter-se em funcionamento”.
Informar os dados atuais, ressaltando que deve-se informar sempre a data do ato constitutivo e não o da transformação.
As funções devem ser correspondentes à natureza jurídica, especificada na tabela (art.10, §1º IN DREI nº 11/2013). Assim, quando a empresa for individual, é inadmissível informar sócio administrador, diretor, presidente e outros. As funções devem ser “coerentes”.
O cancelamento do Termo de Autenticação é ato excepcional, autorizado apenas se lavrado com erro ou se o livro possui erro contábil que torne imprestável a escrituração. Vide Artigo 17 IN DREI nº 11/2013.
Deverá ser efetuado nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as normas brasileiras de contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada, nos termos do Art. 16 da Instrução Normativa DREI nº 11/2013.
Todo o conteúdo do livro (Termos de Abertura e Encerramento, escrituração etc.) deve estar contido em um único arquivo, em formato PDF/A, com resolução entre 150 e 250 dpi, digitalizado em “Preto e Branco”, com tamanho máximo de 10 MB (megabytes).
O arquivo (livro) deverá ser assinado pelo representante legal da empresa e pelo contabilista responsável por meio de certificado digital tipo e-CPF A3.
Primeira opção: Configurar as impressões de PDF/A para a resolução de 144dpi (P/B). Dessa forma os arquivos serão gerados com tamanhos menores e, se mesmo assim o tamanho continue acima de 10 MB, vá para a próxima opção;
Segunda opção: Utilize ferramentas de compactação de arquivos PDF, disponíveis gratuitamente na internet (http://pdfcompressor.com/pt/; https://www.ilovepdf.com/pt/comprimir_pdf; entre outras). Essas ferramentas podem comprimir arquivos em tamanhos menores, sem alterar a qualidade de visualização do conteúdo do mesmo; e
Terceira opção: Fracione o exercício social em dois ou mais períodos. Exemplo: Livro Diário nº 01 (01/01/2018 a 30/06/2018); Livro Diário nº 02 (01/07/2018 a 31/12/2018).
A Jucis-DF autentica os livros se os mesmos estiverem de acordo com a IN DREI nº 11/2013 e demais legislações específicas. Portanto, perante a Junta Comercial, a empresa poderá autenticar livro de determinado exercício social sem ter autenticado livro(s) de exercício(s) anterior(es). Porém, a empresa deverá verificar se isto não acarretará problemas com demais órgãos. Observar também que, após a autenticação de um determinado exercício, a empresa não poderá autenticar livros de exercícios anteriores a este.
Os livros societários deverão ser protocolados fisicamente (em papel).
